档案信息管理制度（精选3篇）

档案信息管理制度（精选3篇）

档案信息管理制度 篇1

　　第一条 为了规范合同的签订和管理，维护公司及用户合法权益，保障用户资料及档案信息的安全，制定本制度。

　　第二条 本制度适用于天然气安装合同、供气合同及大型用户的照付不议合同。

　　第三条 用户合同具体包括:天然气用户工程安装合同、燃气报警器安装合同、城市燃气居民用户供气合同、城市燃气商业用户供气合同及大用户照付不议合同，可根据业务调整情况增减合同类别。

　　第四条 符合正常业务流程的零散居民用户安装合同由业务人员与用户签订即可，对于商业用户安装合同、集体用户安装合同应由市场部经理审核签字，分批付款的安装合同由经营副总签字审批;供气合同由业务人员直接办理，未结清安装费用需要送气的由总经理审批签字;照付不议合同由经营副总草拟，总经理审核签订。

　　第五条 合同内容要按规定填写，主要条款必须清晰完整，权责要明确。集体用户必须有联系人姓名和电话，有工期要求的要经过规划建设部测算后予以明确;分批付款合同一定要明确交款期限和工程安装内容步骤，大型用户涉及产权归属争议的由经营副总审核确定。

　　第六条 天然气安装合同要严格按照物价部门确定的标准及预算部门测定的金额进行收费，业务人员不得违反公司规定擅自调整收费标准，不得多收或少收任何款项，严禁任何有损公司利益和声誉的行为。

　　第七条 业务人员要严格按照规划建设管理部提供的《天然气用户送气通知单》和安装验收图纸办理开户手续，签订供气合同。

　　第八条 用户开户后，要及时完善表务信息、地址信息、燃气具信息等，并打印用户信息。

　　第九条 照付不议合同适用于上游天然气供应商和年用气规模在300万立方米或日用气规模在1万立方米以上(含)的工业用户、大型商业用户(集中采暖锅炉、大型中央空调)等，照付不议合同由市场部、财务部提供相关信息和数据，由经营副总经理草拟，总经理审核、签订。

　　第十条 业务人员应定期将履行完毕或不再履行的合同及有关资料(包括有关的信函、图表、批件、预算及通知单等)按编号整理，交档案管理人员存档，用户档案的建立要全面、及时、准确，不得将用户档案和信息随意处置、销毁、遗失。

　　第十一条 各类用户资料的查询要履行必要的手续，严禁泄漏公司和用户信息，具体规定由部门制定。

　　第十二条 计算机上的用户信息由业务人员填写备份，后台管理由综合管理部网络管理员负责，要严格设置分级管理和查询使用权限，保障信息安全，保全公司利益。

　　第十三条 本制度从20__年十月一日起执行。

档案信息管理制度 篇2

　　为确保在信息化建设中的档案信息安全,经局领导班子研究,特制订如下档案信息安全管理制度:

　　一、遵守保密规定,严格控制不应公开的档案信息。

　　二、保存档案数据信息的计算机不得与公共信息网络联接,确需联接时,必须通过安全保密审查。

　　三、加强对档案信息网络传输的管理,确保网络和使用过程的信息安全。

　　四、确定专人负责计算机系统的管理工作,并设置计算机操作系统用户口令。

　　五、计算机系统必须安装防病毒卡或反病毒软件并及时更新版本,做好防病毒工作。

　　六、保存档案数据的计算机外送修理时,应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除,并做好计算机修理情况登记。

　　七、应采取有效措施,保证档案数据库和档案数据安全。所有数据至少复制两套,并异地保存。

　　八、信息载体(如硬盘等)损坏,必须拆除后放入待鉴定室专门保存。

　　九、磁性载体每满2年、光盘每满4年应进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%,如发现问题应及时采取恢复措施。

　　十、具有永久保存价值的文本和图形形式的电子文件,必须同时制成纸质文件或缩微品等拷贝件一并归档保存。

　　十一、应加强对归档电子文件鉴定销毁的管理。对于属于保密范围的归档电子文件,连同存储载体一起销毁,并在网络上彻底删除;对于不属于保密范围的归档电子文件进行逻辑删除。

　　十二、以上各条请本单位全体干部职工互相监督,共同遵守。对违反本制度的,按国家有关规定处理。

档案信息管理制度 篇3

　　1整体档案管理

　　档案资料的建立应与今后的创优结合起来,按照《全国优秀示范小区评分标准》的分类标准建立档案资料。

　　第一节基础管理资料

　　1.按规划要求建设、住宅及配套建设设施投入使用

　　1)工程规划许可证

　　2)施工许可证

　　3)工程总平面图

　　4)建设工程规划管理竣工验收合格证

　　5)国有土地使用证

　　2.办理接管验收手续

　　1)委托物业管理合同

　　2)工程建设施工建档移交清单

　　⑴幢建施、结施竣工图,建材合格证、分项分部评定资料;

　　⑵水施、电施、讯施、地下管网竣工图,分项、分部质检平定资料(复印件);

　　3)商品房质量保证书

　　4)房屋移交验收资料

　　5)设施设备移交清单及档案资料

　　3.由一家物业管理企业实施统一专业化管理

　　1)物业管理有限公司企业法人营业执照(正副本)

　　2)物业管理有限公司组织机构代码证(正副本)

　　3)物管企业资质证书

　　4)物业管理有限公司税务登记证(正副本)

　　5)上级批文(文件)

　　4.建设单位在销售房屋前与选聘的物业管理企业签定物业管理合同,双方的责、权、利分明

　　1)物业委托管理合同

　　2)前期物业管理方案

　　3)物业移交及实施意见

　　5.购房人与物业管理企业签定物业管理合同,双方责、权、利明确总户数户,入住户,入住率为,签定的'前期物业管理服务合同为份。(文件柜放置于)

　　6.建立维修资金的管理、使用、续筹等符合有关规定

　　1)物业管理有限公司代管维修资金的财务管理制度

　　a)代管维修资金的使用范围

　　b)代管维修资金的来源和筹集方法

　　c)代管维修资金的管理与使用办法

　　d)代管维修资金的移交

　　7.房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制度完善

　　1)房屋使用说明书

　　2)公共管理制度

　　⑴治安管理制度

　　⑵消防管理制度

　　⑶门卫管理制度

　　⑷机动车停车场管理制度

　　⑸非机动车管理制度

　　⑹装修管理规定

　　3)政府有关文件

　　8.业主委员会按规定程序成立,并按规章制度履行职责

　　1)业主委员会筹备工作资料

　　⑴关于组建业主委员会实施方案

　　⑵业主委员会资料(详见业主意见调查表)

　　⑶业主委员会章程

　　9.物业管理企业制定创优规划和共体实施方案,并经业主委员会同意

　　1)创优规划

　　2)创优实施方案(附物业管理质量目标书)

　　3)物业管理优秀住宅小区达标申报资料资料

　　10.小区物业管理建立健全各项管理制度、各岗位的工作标准并指定具体的落实措施和考核标准。

　　1)员工手册

　　2)文明礼貌用语及各专业服务语言流程规范

　　3)部门职责

　　⑴公司组织机构示意图(管理处机构示意图)

　　⑵员工手册

　　⑶管理中心职责

　　⑷财务部职责

　　⑸护卫部内务条令、岗位职责

　　4)部门工作程序、操作程序

　　⑴财务部管理制度

　　⑵客户服务中心工作程序

　　⑶工程部设备运行维修工作程序

　　⑷消防工作管理制度

　　⑸各种应急处理方案

　　a、火警、火灾应急方案

　　b、停电应急方案

　　c、护卫部突发事件处理措施

　　5)管理中心综合管理制度

　　⑴值班制度

　　⑵回访制度

　　⑶档案管理制度

　　⑷原始记录、资料管理制度

　　6)管理人员、员工考评细则

　　⑴管理人员考核细则

　　⑵财务管理人员考核细则

　　⑶维修人员考核细则

　　⑷清洁、绿化人员考核细则

　　⑸护卫员考核细则

　　⑹护卫部岗位目标管理考核办法

　　7)护卫部培训日程、训练记录

　　8)护卫知识考试资料

　　9)管理中心原始记录资料

　　⑴门岗值班记录

　　⑵监控中心值班记录

　　⑶紧急情况记录

　　⑷停车场车辆进出原始记录

　　⑸房屋装修管理记录

　　⑹装饰装修申请书、责任书

　　⑺值班记录

　　⑻回访记录

　　⑼维修派工单

　　⑽住户档案

　　⑾维修员值班记录

　　⑿设施设备巡查保养等记录

　　11.物业企业管理人员和专业技术人员持证上岗,员工统一着工装、佩带明显标志,工作规范,作风严谨。

　　1)管理中心管理干部学历、职称、上岗证复印件

　　2)管理中心专业技术人员资格证、操作证

　　3)护卫员上岗证

　　4)员工劳动合同

　　12.应用计算机智能化设备等现代化管理手段,提高管理效率。

　　1)小区住户基本资料(备份文件夹类)

　　2)小区物业基本资料

　　3)办公文案

　　4)各类管理制度、文件夹

　　⑴护卫类

　　⑵财务类

　　⑶管理类

　　⑷保洁类

　　⑸经营类

　　⑹人事类

　　⑺业主委员会

　　⑻运行维修表

　　5)住户费用缴费统计资料

　　13.物业管理企业在收费、财务管理、会计核算、税收等方面执行有关规定,至少半年公开一次物业服务费用收支情况。

　　1)年月--财务收支报告

　　2)向住户公布费用收支情况,资料

　　照片

　　3)物业管理费用标准批复

　　4)缴费通知单存根

　　14.房屋及公共设施设备档案资料齐全、分类成册,管理完善,查阅方便。

　　1)总平面图

　　2)共用设施设备及配电系统

　　3)可视对讲、监控系统

　　4)消防系统

　　5)背景音乐系统

　　6)光纤电视系统

　　7)办公用设备

　　8)各种警示牌、标识卡

　　15.建立用户档案、房屋及配套设施权属清册,查阅方便。

　　1)住户档案

　　2)商业用房业主档案(含用户)

　　16.建立24小时值班制度,设立服务电话,接受业主及使用人对物业管理服务报修、求助、建议、问询、质疑、投诉等各类信息的收集、反馈并及时处理,有回访制度和记录。

　　1)值班制度

　　2)回访制度

　　3)管理人员值班记录

　　4)维修工单存根及回单

　　5)设备巡查记录

　　6)护卫门岗值班记录

　　7)主动征求业主对物业管理服务的意见和建议

　　17.定期向住户发放物业管理服务工作征求意见,对合理的建议及时整改,满意率为%以上。

　　1)《客户意见征询表》

　　18.建立并落实便民维修服务,承诺制,零修急修及时率为98%,以上的返修率为2%,并有回访记录。

　　1)物管中心工作程序(见工作守则)

　　2)设备运行维修工作程序(见工作守则)